Gävleborgs superföretag

- Vi använder Briljant både till vår interna ekonomi och för våra kunders redovisning, berättar Malin Gustafsson på Fastighetssnabben.

Företaget, som utsågs till superföretag av tidningen Veckans affärer förra månaden, startade i Gävle och finns nu i hela Norrland från Uppsala i söder till Luleå i norr. De jobbar med fastighetsförvaltning, drift, underhåll och ekonomisk administration. Kunderna är kommersiella fastighetsägare, statliga och kommunala bolag samt bostadsrättsföreningar.

- Tidredovisningen är viktig för oss, fortsätter Malin. Både personalen ute på fältet och den på kontoren fyller i tidkort. Det är inte alltid all nedlagd tid kan debiteras men vi kan se resultat per avtal. Det ligger sedan till grund när vi skriver nya avtal.

Totalintegrerat – allt hänger ihop

- Bokföringen för våra kunder skiljer sig från vår egen. Där är det en annan kontoplan som gäller och vi jobbar inte i projekt. Efter det att leverantörsfakturorna skannats och konterats attesteras de av kunden innan vi skickar för betalning. Briljant skapade ett mellanprogram för att få skanningsfunktionen helt integrerad.

- NP3 Fastigheter är en av våra största kunder och för att hantera deras lokalhyresavtal behövde vi ett större system än det som fanns i Briljant. Men inte heller det har varit några problem. Hyreskörningen läses över med automatik och är också helt integrerad.

- Bokslutfunktionen i Briljant är jättebra tycker jag. Jag kan gå igenom och göra i ordning varje balanskonto för sig, det är strukturerat och jag får ett bra grepp om arbetsgången.

Kjell Lindevall, återförsäljare för Briljant i Gävle, har hjälpt till med att få de olika programmen att fungera tillsammans.

- Ett honnörsord för oss är att allt ska vara totalintegrerat, säger Kjell. En post ska bara behöva läggas in i systemet en gång och därefter hämtas när olika beräkningar ska göras. Arbetet går fortare på så sätt och det blir mindre risk för att fel ska uppstå.

Stäng fönstret

Diagramrapporter – ett underskattat verktyg

När omsättning, beläggning, intäkt per enhet eller andra nyckeltal ska redovisas till företagsledningen vill de ofta ha det presenterat på ett bestämt sätt. Att räkna fram alla siffror kan vara tidsödande och kräver stor noggrannhet. Arbetar du i Briljant blir det jobbet lättare.

Rapporterna skapas enligt företagets önskemål om utseende på t ex diagram, rubriker och färger och tankas över till Excel för vidare bearbetning. Vi har många kunder som använder denna möjligheten för specialanpassning för rapporter till moderbolag eller koncern- och avdelningsrapportering.

DGC Örebro följer upp försäljningen

- Jag använder diagramrapporter för att göra analys och uppföljning av vår försäljning, berättar Per Berglund på DGC Data.

Kärnverksamheten i DGC Örebro är att hantera drift och IT för kunderna. Dessutom bedriver de konsultverksamhet inom ett antal specialistområden. Huvudkontoret ligger i Stockholm. Per är verksam i filialen i Örebro, som är dotterbolag sedan ett år. Kundstocken består av omkring 150 avtalskunder som DGC har intäkter från varje månad.

- När jag började här för ett antal år sedan var bolaget i stort behov av att ordna upp den ekonomiska hanteringen och skapa nya rutiner. Eftersom jag hade erfarenhet av Briljant, och visste att systemet fungerade bra för en konsultverksamhet, rekommenderade jag att vi skulle byta system. Efter tre månader hade vi implementerat systemet och alla rutiner fungerade. Återförsäljarna i Örebro, Solvår Berglund och Sverker Dolk, var till stor hjälp.

- Att jobba med diagramrapporter har löst ett jätteproblem för mig, fortsätter Per. Vår fakturering består både av avtalskunder och löpandetid för konsulterna och den kan ske i förskott och i efterskott. Vi gör även manuella bokningar på kontona. Diagramrapporten löste periodiseringsproblematiken ur analyssynpunkt. Nu kan jag med lätthet få ut rapporter och få kontroll på att alla avtal har blivit fakturerade.

Från historiken till prognos

Jag ser också historiken månadsvis på avtalen som löper. Jag kan därifrån göra prognos på våra kunder och vilka intäkter de skapar. Jag får ju mina rapporter i Excel som är mitt kompletterande analysverktyg idag.

- Styrkan med att jobba med diagramrapporter är att där kan jag sortera fram de data jag vill ha och med kopplingen till Briljant fortfarande ha en hundraprocentig överensstämmelse med redovisningen. Diagramrapporter är en underutnyttjad och underskattad funktion, tror jag, säger Per Berglund. Jag vill absolut utveckla användandet av diagramrapporterna hos DGC Örebro, fortsätter Per.

ÖSK analyserar på matchnivå

ÖSK tar fram rapporter där de på matchnivå bland annat kan följa upp intäkter och publik per match. Hur många årsabonnemang som sålts och försäljning i kiosken är också uppgifter som redovisas.

- Det är viktigt att ha ordentlig kontroll på ekonomin i en så stor verksamhet som hos oss, säger Jan Karlsson, VD i ÖSK. Vi har en omsättning på 65 miljoner. Vid våra styrelsemöten vill jag att alla ska få en så klar bild som möjligt över vår ekonomi.

Stäng fönstret

Extern printtjänst

Alla fakturorna konverteras till E-faktura-format via en virtuell printer eller direkt från Briljant. För de kunder som inte kan ta emot elektroniskt skrivs fakturorna ut på papper som kuverteras och frankeras. Jämfört med kostnaden för eget brevpapper och kuvert innebär tjänsten oftast en kraftig sänkning.

Välkommen till Erfa-träff

Under våren arrangerar vi Erfa-träffar för alla våra kunder. Ett trevligt och givande avbrott i det dagliga siffernötandet. Anders Waern, utbildningsansvarig inom Briljant, håller i trådarna. Anders kommer att gå igenom nyheter i systemet och även komma med tips om många outnyttjade funktioner. Men framförallt handlar Erfa-träffarna om att ni ska få träffas och i grupparbeten utbyta erfarenheter med kollegor. Det finns oerhört mycket samlad erfarenhet bland alla tusentals Briljantanvändare, som bara väntar på att spridas. Väl mött! Välj den ort som passar dig bäst:

Malmö tisdag 10 maj
Göteborg onsdag 11 maj
Norrköping fredag 13 maj
Örebro torsdag 12 maj
Stockholm måndag 16 maj
Gävle torsdag 19 maj

700 kr / person + moms, inklusive lunch. Anmäl till anders.waern@briljant.se.