Bokföring funktionsbeskrivning

I denna rutin registreras bokföringsverifikationer. Vid registrering lagras verifikationerna som preliminära transaktioner, dessa kan tas bort eller ändras. Den definitiva lagringen sker först när programmet avslutas med registeruppdatering och grundboken skapas. Registeruppdaterade verifikationer kan ändras via rättelseverifikationer.

Underlag kan kopplas till verifikationerna. Bilderna kan hämtas antingen från skanner eller via e-post direkt till rutinen. Bilden kopplas som verifikationsbild i samband med att verifikationen sparas.

Registeruppdaterade verifikationer kan tas fram via konto- eller transaktionsanalys. Vid dubbelklick på en transaktionsrad visas hela verifikationen inklusive bild.

Rapporter såsom grundbok, huvudbok, balans- och resultatrapport kan tas fram i form av pappersrapporter, bildskärmsanalyser, textfiler för export till Excel eller rtf-filer för export till ordbehandling.

Verifikationstyper och verifikationsnummer
Verifikationerna kan delas upp i olika verifikationstyper för att skilja på till exempel löpande bokföring, kundinbetalning eller rättelser.

Kontering
Kontosträngen i Briljant består av följande delar:
-Konto
-Underkonto
-Avdelning (kostnadsställe)
-Produkt (kostnadsbärare)
-Projekt
-Antal

I stället för kontonummer kan kortnummer anges, vilka vid inslag översätts till önskade konton. Kortnumren kan bestå av 1-5 siffror och/eller bokstäver och de kopplas till önskade kontonummer.

Kontonummer
Maxlängd fem siffror. Även konto 0000-0999 och 9000-9999 kan användas för bokföring utanför ordinarie affärsredovisning.

Varje företag ansluts till en grundkontoplan. Ett antal grundkontoplaner finns tillgängliga i systemet och vid behov kan egna grundkontoplaner läggas upp. Även egna företagsunika konton kan läggas upp vilka systemet alltid väljer att hämta i första hand. I andra hand hämtas konton från grundkontoplanen.

För att förenkla underhållet har kontoplanen belastats med så lite styrinformation som möjligt. Exempelvis kopplas SRU-koder till kontona med hjälp av urvalsgränser i rapportplaner för olika grundkontoplaner och bolagsformer.

Konton som inte längre ska användas kan spärras för kontering. Byte av kontoplan kan göras enkelt med hjälp av ett särskilt konverteringsprogram och tillhörande kopplingstabell.

Underkonto
Underkonto för kontospecifikationer används när man har behov av att närmare specificera konton. Funktionen kan även används för specifikationer i bokslutsbilagor. Maxlängd sex siffror.

Underkonto för avräkningslistor används för så kallade minireskontror där man håller reda på fordringar och skulder med hjälp av antingen enbart referensnummer eller underkonto och referensnummer.

Inventarienummer används vid anskaffning av inventarier. Maxlängd sex siffror.

Värdepappersnummer används vid köp och försäljning av värdepapper. Maxlängd sex siffror.

Anställningsnummer för AGI och kontrolluppgifter används vid bokföring av bruttolön, källskatt med mera för företag där underlag för detta hämtas från redovisningen. Maxlängd sex siffror.

Kundfakturanummer används bland annat vid betalning av kundfakturor. Maxlängd åtta siffror.

Leverantörsfakturanummer används bland annat vid betalning av leverantörsfakturor. Maxlängd åtta siffror.

Avdelningsnummer och produktnummer
Avdelnings- och produktredovisning används för uppföljning av olika tvärsnitt av ett företags verksamhet. Avdelning och produkt är två redovisningsbegrepp som kan användas för många olika behov. Till exempel för uppföljning av kostnadsställen, kostnadsbärare, filialer, maskiner, kunder och anställda. Maxlängd är sex siffror.

Projektnummer
Projektredovisning används för uppföljning av projekt, vilka löper över räkenskapsårsgränser.

Projekt kan vara max nio siffror inklusive eventuellt undernummer som kan ha valfri längd.  Underprojekt avskiljs med kommatecken.

Periodisering
Bokföringstransaktioner kan periodiseras genom angivande av önskad period, ååmm, ååmm-ååmm eller ååmmdd-ååmmdd. Perioden kan ligga såväl bakåt som framåt i tiden i förhållande till transaktionsdatum och omfatta upp till fem år.

Periodiseringen verkställs i rutinen Skapa automatiska transaktioner. Upp- och avbokning sker via periodiseringskonton.

Texter
Text kan registreras i verifikationshuvudet och på varje transaktionsrad. För att åstadkomma en enhetlig och snabb textsättning kan textförkortningar eller koder läggas upp.

En obegränsat lång verifikationstext skrivas in på varje enskilt verifikat. Dessa texter visas på skapade verifikationer.

Konteringshjälp
I systemet finns en rad funktioner för att effektivisera bokföringen:

Information kan dupliceras från föregående rad. I fältet för verifikationstext kan sparade verifikationsmallar tas fram som grund för ny verifikation.

Automatiska transaktioner kan skapas i samband med registreringen och redovisas inom aktuell verifikation.

För kund- och leverantörsbetalningar kan sökning ske på namn, kund-/leverantörsnummer eller belopp. För leverantörsbetalningar kan alla BG/PG-betalningar med visst betalningsdatum avbokas i ett moment.

Momsavräkning kan ske i slutet av en verifikation. Momsen räknas då bort från samtliga försäljningskonton och bokförs på respektive konto för utgående moms.

Kontering av skattedeklarationer och momsredovisningar kan hämtas direkt till verifikationen.

Konteringen av löner och arbetsgivaravgifter, fördelat på avdelning, produkt eller projekt, från lönekörningar i Briljant kan hämtas.

En miniräknare kan tas fram när markören står i beloppsfältet. Framräknad summa returneras till beloppsfältet och ”slagremsan” kan sparas som verifikationstext.

Med hjälp av underfönster kan konteringshjälp för representationskostnader, bortbokning av sålda och utrangerade inventarier samt försäljning av värdepapper tas fram. Detsamma gäller i samband med försäljning med vinstmarginalmoms, till exempel vid försäljning av begagnade bilar.

Kontroll och avstämning
Utöver normala kontroller av datum, kontonummer med mera så sker även följande tester:

Aktuellt kontosaldo visas för den rad där markören befinner sig. Hänsyn tas till registrerade men ej uppdaterade transaktioner inklusive aktuell verifikation.

Om D/K-kod lagts in i kontoplanen ges varning vid debitering av kreditkonto och vice versa. Vid avslut av verifikation så kontrolleras att verifikationssaldot är noll. Dessutom kan avstämning av eventuell in- och utgående moms mot kostnader respektive intäkter ske och varning ges vid differenser.

Vid bokföring av kund- och leverantörsbetalningar ges varning om beloppet ej stämmer med fakturans restbelopp.

Vid bokföring av betalning på inkassomarkerad faktura ges varning.

Rättelser
Verifikationer kan tas bort eller ändras obegränsat innan registeruppdatering skett.

Registeruppdaterade verifikationer ändras med hjälp av rättelseverifikationer. Rättelseverifikationerna kan kopplas till ursprungsverifikationerna där en automatisk bortbokning av ursprungsverifikationen kan utföras. Rättade verifikationer markeras med en * efter verifikationsnumret i grundböcker, huvudbok och analyser. Under Analys av rättelser kan gjorda rättelser analyseras.

Analyser & Rapporter
Alla företag har olika behov av uppföljning därför erbjuder Briljant oändliga möjligheter till egenanpassade analyser. Utöver det så ingår också ett stort antal standardanalyser och rapporter så som kontoanalys, saldobalans, resultat och balansrapporter.

Följande analyser kan även göras fortlöpande under i bokföringsrutinen och visar då även preliminära transaktioner: saldobalans, konto- och transaktionsanalys, underkontoanalys, kund- och leverantörsfråga.

Grundböckerna för bokföring, leverantörsfakturor, kundfakturor och kassarapporter skapas automatiskt vid registeruppdatering. Utskriften kan stängas av. Grundböckerna kan då skrivas ut i efterhand.