Färre inmatningar, mindre fel

I Harmånger, mitt emellan Sundsvall och Hudiksvall, ligger Harmångers Plåt & Entreprenad. Det startade i liten skala för 10 år sedan. Idag är de 6 personer som lägger tak och jobbar med allt som hör till taksäkerhet och ventilation. Omsättningen är över 11 miljoner kronor.

- Det är plåten som varit grunden för oss, berättar Göran Ekblom. För tre år sedan beslöt vi oss för att bryta ut Värmebutiken i Hälsingland AB i ett eget bolag och utöka verksamheten med kaminer, luftpumpar och centraldammsugare.

Kunderna finns inom industrin, byggnation och kommuner. De har även väldigt många privatkunder. Sedan 2006 kör de all sin redovisning på Briljant Ekonomisystem.

Färre inmatningar, mindre fel – och snabbare

- Det system vi hade tidigare kunde inte integrera lönerna med bokföringsprogrammet, säger Göran. Då fick vi tips från PwC, som gör våra bokslut, att titta på Briljant. Och vi gillade det vi såg. Trots att vi valde att byta i oktober när vi har som mest att göra gick det bra. Den stora finessen med systemet är att man bara behöver lägga in varje uppgift en gång, sedan finns den i systemet för det fortsatta arbetet. Nu kör vi allt utom lagerredovisning. Vi har funderat även på det men för tillfället avstått.

- Offerter som vi tar fram i Briljant omvandlas med ett knapptryck till order. När det är dags att ta fram fakturan räcker det i princip med ytterligare en knapptryckning. För privatkunder är det för Rot-avdragets skull viktigt att dela upp fakturan så det tydligt syns vad som är material, restid och arbete. Jag vill verkligen ge Skatteverket en eloge för hanteringen av Rot. Inom fem dagar från det vi skickat våra uppgifter till dem har vi pengarna utbetalda. Aldrig något strul.

- Hela vårt artikelregister är prissatt och inlagt i systemet. Varje projekt har sina timpriser, som också läggs in i. Priset på koppar, mässing och rostfritt reserverar vi oss för i offerten. Där är det dagspriser som gäller. Fyra gånger i veckan får vi materialleveranser och varje lass kostar ett par hundra tusen. Så det gäller att fakturera fort. Större jobb delfakturerar vi alltid.

- Tidrapporteringen skulle killarna kunna lägga in direkt i systemet, men vi har valt att manuellt skriva in uppgifterna från tidböckerna, säger Maria Ekblom. Det är ett sätt att ha koll på att tider och inköp hamnar på rätt projekt. För att ha koll på likviditeten fakturerar vi varje vecka, Rot-avdragsersättningar skickar vi dagligen till Skatteverket. Dagens fakturor och betalningar gör jag direkt på morgonen. Det är skönt att sedan kunna jobba vid ett rent bord.

Nära till supporten

- Jag var inte med om installationen, den skötte mina företrädare, berättar Laila Falkman som är återförsäljare i Skellefteå och den som i fösta hand ansvarar för supporten. Men så fort Göran eller Maria behöver någon hjälp pratar vi med varandra. Det brukar alltid fungera bra och problem kan lösas över telefon.

- Ibland kan det vara lite strul med smågrejor men det ordnar sig alltid, instämmer Göran. Det är lättsamt att jobba med Laila och vi kan slänga käft med varandra. För mig är det viktigt att kunna prata med någon och inte bara ha mejlkontakt, det blir för tråkigt.

Stäng fönstret

Diagramrapporter – ett underskattat verktyg

När omsättning, beläggning, intäkt per enhet eller andra nyckeltal ska redovisas till företagsledningen vill de ofta ha det presenterat på ett bestämt sätt. Att räkna fram alla siffror kan vara tidsödande och kräver stor noggrannhet. Arbetar du i Briljant blir det jobbet lättare.

Rapporterna skapas enligt företagets önskemål om utseende på t ex diagram, rubriker och färger och tankas över till Excel för vidare bearbetning. Vi har många kunder som använder denna möjligheten för specialanpassning för rapporter till moderbolag eller koncern- och avdelningsrapportering.

DGC Örebro följer upp försäljningen

- Jag använder diagramrapporter för att göra analys och uppföljning av vår försäljning, berättar Per Berglund på DGC Data.

Kärnverksamheten i DGC Örebro är att hantera drift och IT för kunderna. Dessutom bedriver de konsultverksamhet inom ett antal specialistområden. Huvudkontoret ligger i Stockholm. Per är verksam i filialen i Örebro, som är dotterbolag sedan ett år. Kundstocken består av omkring 150 avtalskunder som DGC har intäkter från varje månad.

- När jag började här för ett antal år sedan var bolaget i stort behov av att ordna upp den ekonomiska hanteringen och skapa nya rutiner. Eftersom jag hade erfarenhet av Briljant, och visste att systemet fungerade bra för en konsultverksamhet, rekommenderade jag att vi skulle byta system. Efter tre månader hade vi implementerat systemet och alla rutiner fungerade. Återförsäljarna i Örebro, Solvår Berglund och Sverker Dolk, var till stor hjälp.

- Att jobba med diagramrapporter har löst ett jätteproblem för mig, fortsätter Per. Vår fakturering består både av avtalskunder och löpandetid för konsulterna och den kan ske i förskott och i efterskott. Vi gör även manuella bokningar på kontona. Diagramrapporten löste periodiseringsproblematiken ur analyssynpunkt. Nu kan jag med lätthet få ut rapporter och få kontroll på att alla avtal har blivit fakturerade.

Från historiken till prognos

Jag ser också historiken månadsvis på avtalen som löper. Jag kan därifrån göra prognos på våra kunder och vilka intäkter de skapar. Jag får ju mina rapporter i Excel som är mitt kompletterande analysverktyg idag.

- Styrkan med att jobba med diagramrapporter är att där kan jag sortera fram de data jag vill ha och med kopplingen till Briljant fortfarande ha en hundraprocentig överensstämmelse med redovisningen. Diagramrapporter är en underutnyttjad och underskattad funktion, tror jag, säger Per Berglund. Jag vill absolut utveckla användandet av diagramrapporterna hos DGC Örebro, fortsätter Per.

ÖSK analyserar på matchnivå

ÖSK tar fram rapporter där de på matchnivå bland annat kan följa upp intäkter och publik per match. Hur många årsabonnemang som sålts och försäljning i kiosken är också uppgifter som redovisas.

- Det är viktigt att ha ordentlig kontroll på ekonomin i en så stor verksamhet som hos oss, säger Jan Karlsson, VD i ÖSK. Vi har en omsättning på 65 miljoner. Vid våra styrelsemöten vill jag att alla ska få en så klar bild som möjligt över vår ekonomi.

Stäng fönstret

Extern printtjänst

Alla fakturorna konverteras till E-faktura-format via en virtuell printer eller direkt från Briljant. För de kunder som inte kan ta emot elektroniskt skrivs fakturorna ut på papper som kuverteras och frankeras. Jämfört med kostnaden för eget brevpapper och kuvert innebär tjänsten oftast en kraftig sänkning.

Välkommen till Erfa-träff

Under våren arrangerar vi Erfa-träffar för alla våra kunder. Ett trevligt och givande avbrott i det dagliga siffernötandet. Anders Waern, utbildningsansvarig inom Briljant, håller i trådarna. Anders kommer att gå igenom nyheter i systemet och även komma med tips om många outnyttjade funktioner. Men framförallt handlar Erfa-träffarna om att ni ska få träffas och i grupparbeten utbyta erfarenheter med kollegor. Det finns oerhört mycket samlad erfarenhet bland alla tusentals Briljantanvändare, som bara väntar på att spridas. Väl mött! Välj den ort som passar dig bäst:

Malmö tisdag 10 maj
Göteborg onsdag 11 maj
Norrköping fredag 13 maj
Örebro torsdag 12 maj
Stockholm måndag 16 maj
Gävle torsdag 19 maj

700 kr / person + moms, inklusive lunch. Anmäl till anders.waern@briljant.se.